¿Cómo evitar el robo hormiga?

 

El robo hormiga es una práctica muy común en las empresas de todos los tamaños.

En general se piensa que el ser un robo pequeño no impacta en las utilidades de la empresa. Muchas veces el empresario las ha identificado y lo que hace es incrementar ese costo al precio de venta final, protegiendo con eso su inversión.

Sin embargo, creo que el empresario no está consciente que este pequeño robo (robo hormiga) puede llegar hasta el 30% del valor de los ingresos. Lo más conservadores hablan de un 3 al 5%.

Tomemos en cuenta que veamos reducido en un 5% de nuestros ingresos por este robo hormiga. Para algunos giros de negocios esto puede ser sacarlos de competitividad, ya que muchas veces es la diferencia de mantener precios que puedan hacer frente a la competencia. Ya no digamos de valores de más del 5%.  (hasta el 30%).

Entonces hay que quedar claro que este robo hormiga se da en todas las organizaciones familiares, pequeñas y medianas empresas, grandes corporativos, instituciones de gobierno, instituciones de asistencia pública y no lucrativa.

El impacto entre este tipo de organizaciones es relevante, puede ser perdida de competitividad, oportunidades de negocios, imposibilitar en cumplir su labor social.

Quedando establecido su importancia, tenemos que ponernos en marcha a buscar soluciones para esto.

Aquí proponemos los siguientes procesos:

1.        Basado en nuestra experiencia que productos son los más “apetitosos” para el robo hormiga:

a.       Por ejemplo, si estamos en un abarrote, un producto que no es considerado relevante, pueden ser los chicles o los pequeños chocolates que están en el mostrador, que se usan para motivar el antojo del comprador en el último proceso de su compra. Estos productos en períodos cortos no son de consideración económica, pero al elevar al año, comienza a doler el bolsillo.

b.      Otros ejemplos, pueden ser el material de limpieza que se usan en las oficinas. No nos damos cuenta que cada semana o mes, el consumo aumenta y esto es debido a que han ido llevándose a casa (robo hormiga) pero, no a la casa de los dueños si no a la casa de colaboradores deshonestos, el material de limpieza de la empresa o institución de labor social.

c.       Es muy común el material de oficina, los bolígrafos y cuadernos. Como no acostumbramos a medir estos elementos porque su costo es bajo, olvidamos revisar las cuentas del renglón contable: Papelería y útiles de oficina y de pronto comienza a ser sustancial su valor y más si lo elevamos al año.

Identifiquemos basados en nuestra experiencia aquellos artículos que pueden ser apetitosos para el robo hormiga y apoyándose en nuestra contabilidad.

2.       Establezcamos un presupuesto de compra y/o consumo. No tenemos que ser muy analíticos o con mucho conocimiento en el área de presupuesto. Solo tenemos que basarnos en nuestra experiencia y establecer un presupuesto que lo podemos ir modificando en el tiempo hasta establecer un presupuesto cercano a la realidad. Con esto en mente podemos ir midiendo poco a poco el desempeño y veremos como se va a ir disminuyendo el robo hormiga porque el colaborador se va a dar cuenta que se esta midiendo los productos con que labora o comercializa.

3.       Conteo regular o cíclico. Ya identificado los productos y establecidos el presupuesto, ya sea en unidades y en dinero, podemos comenzar a medir. Lo más práctico para esto sería que con estos productos estableciéramos un sistema de conteo regular o periódico.  

4.       Implementar un sistema de gestión de inventarios que le permita introducir los conteos o inventarios físicos y que apoye en la gestión de la distribución de los productos (salidas del inventario). Con este tipo de sistemas de gestión de inventarios y almacenes, podrá obtener el historial o comportamiento de las compras y salidas (envíos a..) de sus productos ya se para la producción, mantenimiento o comercialización y podrá irse dando cuenta de la tendencia y sus desviaciones.

Con estos 4 pasos podemos establecer con toda confianza medidas que ayuden a restringir el robo hormiga. Identificar responsables. Capacitar al personal para que conozcan la importancia de cuidar hasta el mínimo producto que la empresa adquiere.

Si logramos esto, que de pronto pareciera engorroso, tendremos más utilidades, más dinero en nuestro bolsillo para irnos de vacaciones.

Hagamos un ejercicio de como implementar un sistema de gestión de inventarios y almacenes nos ayudaría a recuperar en dinero el costo de un sistema:

Si mi empresa compra al año:

Descripción	Importe
Material de limpieza	20,000
Papelería y útiles de oficina	60,000
Productos para la producción o comercialización	2,000,000
Total anual	2,080,000
Rango bajo de robo hormiga 3%	62,400.00
Rango medio de robo hormiga 16.5%	343,200.00
Rango algo de robo hormiga 30%	624,000.00

 

Analizando estos números que se describen como pérdidas, como dinero que no entro a mi Banco. ¿no es conveniente establecer un sistema de gestión de inventarios y almacenes? Eso es para un año. ¿Cuántos años tiene su negocio?

Haga cuentas, implementar un sistema de gestión de inventarios y almacenes le dará muchas utilidades. 

Onofre A. Suárez Q.  #gsiempre #gsiempresoftware #sifpro #inventarios #robohormiga